Nasıl Düzenlenir?

Coffee Talk etkinliklerini düzenlemek için ilçe temsilcileri sorumludur. Her ay düzenli olarak yapılması planlanmaktadır, ancak bazı sebeplerle etkinlikler gerçekleşemeyebilir. Etkinlik düzenlenirken izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

0. Rahat Olun:
   Etkinlik düzenlemek için öncelikle rahat olun. Maddeler fazla gözükebilir, uğraştırıcı durabilir ancak bu maddeleri tek tek uyguladığınızda etkinliği düzenlemiş olacaksınız. Bu nedenle, her bir maddeyi sırayla takip edin ve yolculuğun tadını çıkarın.

1. Kafe ile Anlaşma:
   Etkinlik için mekan seçimi yapın ve kafe ile anlaşma sağlayın.

2. Kafe ile Tarih Netleştirme:
   Etkinlik tarihini, genellikle Cumartesi günü olacak şekilde kafe ile netleştirin.

3. Figma Tasarımlarının Hazırlanması:
   Etkinlik için gerekli olan tanıtım materyallerinin (afiş, duyuru görseli vb.) Figma üzerinden tasarımını yapın.
   Figma Coffee Talk

4. Kommunity’de Etkinlik Oluşturma:
   Etkinlik detaylarını Kommunity platformuna girerek etkinliği oluşturun. Bu noktada Murat Kirazkaya’dan yardım alın. Numarasını organizasyon ekibinden alabilirsiniz.

5. Instagram Paylaşımları:
   Etkinliği tanıtmak için Instagram’da paylaşım yapın.

6. Instagram Reklamı (İsteğe bağlı):
   Eğer reklam verilecekse, Instagram üzerinden hedef kitlenize yönelik reklamlar oluşturun.

7. LinkedIn Bireysel Paylaşımlar:
   LinkedIn üzerinde etkinliği duyurun ve katılım çağrısında bulunun.

8. WhatsApp ve Telegram Kanallarında Paylaşım:
   İzinli paylaşımlar yaparak etkinliği topluluğa bildirin.

   • Telegram: Samsun Developers - İletişim: Ender Ahmet Yurt
   • Whatsapp: Yazılım Geliştirme Kulübü - İletişim: Alperen Emre Kır
   • Whatsapp: Siber Güvenlik Kulübü - İletişim: Oğuzhan Yetimhellaç

9. LinkedIn DM Üzerinden Reklam:
   Etkinliği daha fazla kişiye ulaştırmak için LinkedIn DM üzerinden bireysel mesajlar atabilirsiniz.

10. Seviyeli hatırlatmalar: Etkinlik tarihine yaklaştıkça, katılımcılara hatırlatmalar yapın. Bu hatırlatmalar, etkinliğin tarihini ve saatini içermelidir. Hatırlatmaları etkinlikten 1 hafta önce, 3 gün önce ve 1 gün önce yapabilirsiniz. Yakın olduğunuz insanları Whatsapp üzerinden veya arayarak hatırlatabilirsiniz.

11. Etkinlik Günü Katılım:
    Etkinlik günü düzenleyen kişi etkinliği bizzat katılarak yönetmelidir. Eğer katılamayacaksa, bir moderatör atayıp etkinliği devretmelidir.

12. Etkinliğe Gelen Lakin Başvuru Yapmayan Katılımcılar:
    Etkinliğe katılan ancak başvuru yapmayan katılımcılar fotoraf çekimleri başlamadan önce Kommunity topluluğuna katılmaları gerekmektedir çünkü topluluğa katılmak KVKK onayı gerektirir. Bu nedenle etkinlikten önce katılımcılara hatırlatma yapılmalıdır. Eğer bir katılımcı fotoraflarda bulunmak istemiyorsa çekimler yapılmadan önce etkinlik düzenleyicisine bildirilmelidir. Fotoraflar çekilirken bahsi geçen katılımcı(lar) uyarılmalıdır.

13. Etkinlik Değerlendirme Formu:
    Etkinlik sonuna yaklaşırken QR kod kullanarak katılımcılara etkinlik değerlendirme formunu doldurmalarını isteyin. Bu form, etkinliğin kalitesini artırmak için geri bildirim almanıza yardımcı olacaktır. Formu buradan ulaşabilirsiniz.

14. Drive Klasörü:
    Etkinlik sonrası fotoğrafları ve diğer belgeleri düzenli bir şekilde saklamak için Google Drive klasörü oluşturun. Bu klasör, etkinliklerinizi belgelemek ve gelecekteki etkinliklerde referans almak için önemlidir.

15. Drive paylaşımı:
    Bu Drive klasörünü etkinlik sonrası katılımcılarla paylaşın. Bu, katılımcıların etkinlik anılarını ve belgelerini kolayca erişebilmelerini sağlar.

16. Etkinlik Sonrası Paylaşımlar:
    Etkinlik sonrası paylaşımlar için 1 gün bekleyin. Bu süre zarfında etkinlik fotoğraflarını ve diğer belgeleri düzenleyin. Ardından, etkinlik sonrası paylaşımlarınızı yapın. Sosyal medya paylaşımları için acele etmeyin, bir hatalı paylaşım yapıldığında yorumları kaybetmek gibi kötü durumlarla karşılaşabilirsiniz. Bu nedenle, paylaşımlarınızı dikkatlice planlayın ve zamanlayın.

17. Tebrik ederiz:
    Etkinlik düzenleme sürecini başarıyla tamamladınız. Artık etkinliğinizi gerçekleştirdiniz ve katılımcılarla birlikte keyifli bir deneyim yaşadınız. Nasıl geçtiğini bizde merak ediyoruz, deneyimlerini organizasyon ekibiyle paylaşmayı unutma. (Artık sende organizasyon ekibindesin)